Stellenbeschreibung:
Als Verwaltungsassistent/in, der/die die Geschäftsleitung unterstützt, sind Sie für die effiziente Verwaltung und Organisation von Verwaltungsaufgaben im Unternehmen zuständig. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen und leisten umfassende Unterstützung, um den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten. Sie sind ein wichtiges Bindeglied innerhalb der Organisation und haben ein breites Aufgabenspektrum, das u. a. Folgendes umfasst:
- Agenda-Management: Sie planen und koordinieren Termine und Sitzungen für die Geschäftsleitung. Sie sorgen dafür, dass alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen und dass die Tagesordnungen effizient verwaltet werden.
- Korrespondenz: Sie sind für die Abfassung und Bearbeitung von Geschäftskorrespondenz wie Briefen, E-Mails, Memos und Berichten zuständig. Sie überwachen die Qualität und Pünktlichkeit der Korrespondenz und sorgen für eine professionelle Kommunikation.
- Dokumentenmanagement: Sie verwalten und archivieren wichtige Dokumente und Akten, einschließlich vertraulicher Informationen. Sie sorgen für eine strukturierte und geordnete Dokumentation, damit die Informationen für das Management und andere Beteiligte leicht zugänglich sind.
- Berichterstattung und Analyse: Sie sammeln Daten und erstellen Berichte, Präsentationen und Statistiken für das Management. Sie führen Analysen auf der Grundlage der verfügbaren Daten durch, um Trends und Entwicklungen zu ermitteln und Empfehlungen zur Verbesserung der Unternehmensleistung zu geben.
- Organisatorische Unterstützung: Sie unterstützen das Management bei verschiedenen administrativen Aufgaben, z. B. bei der Vorbereitung von Sitzungen, der Verfolgung von Maßnahmen, der internen und externen Kommunikation und dem Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Informationsmanagement: Sie steuern den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens, sowohl intern als auch extern. Sie sorgen dafür, dass Informationen ordnungsgemäß weitergegeben und archiviert werden und dass die Geschäftsleitung und andere Beteiligte Zugang zu den relevanten Informationen haben.
