Functieomschrijving:
Als administratief medewerker ter ondersteuning van de directie ben je verantwoordelijk voor het effectief beheren en organiseren van administratieve taken binnen het bedrijf. Je werkt nauw samen met de directie en biedt uitgebreide ondersteuning om de dagelijkse bedrijfsvoering soepel te laten verlopen. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en hebt een breed takenpakket dat bestaat uit, maar niet beperkt is tot:
- Agendabeheer: Je plant en coördineert afspraken, en vergaderingen voor de directie. Je zorgt ervoor dat alle benodigde informatie beschikbaar is en dat de agenda’s efficiënt worden beheerd.
- Correspondentie: Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en redigeren van zakelijke correspondentie, zoals brieven, e-mails, memo’s en rapporten. Je bewaakt de kwaliteit en tijdigheid van de correspondentie en zorgt voor een professionele communicatie.
- Documentbeheer: Je beheert en archiveert belangrijke documenten en bestanden, inclusief vertrouwelijke informatie. Je zorgt voor een gestructureerde en geordende documentatie, zodat informatie gemakkelijk toegankelijk is voor de directie en andere belanghebbenden.
- Rapportage en analyse: Je verzamelt gegevens en genereert rapporten, presentaties en statistieken voor de directie. Je voert analyses uit op basis van beschikbare gegevens om trends en ontwikkelingen te identificeren en aanbevelingen te doen ter verbetering van de bedrijfsprestaties.
- Organisatorische ondersteuning: Je biedt algemene ondersteuning aan de directie bij diverse administratieve taken, zoals het voorbereiden van vergaderingen, het bijhouden van actiepunten, het verzorgen van interne en externe communicatie en het afhandelen van vertrouwelijke informatie.
- Informatiebeheer: Je beheert de informatiestromen binnen het bedrijf, zowel intern als extern. Je zorgt ervoor dat informatie op een juiste manier wordt gecommuniceerd en gearchiveerd, en dat relevante informatie toegankelijk is voor de directie en andere belanghebbenden.
